Functieomschrijvingen: waarom belangrijk?

Functiebeschrijvingen of functieprofielen zijn belangrijk vanaf de werving van een nieuwe medewerker tot en met de laatste dag van het dienstverband. Tijdens het dienstverband is het de basis om het functioneren van jouw medewerker te monitoren en te beoordelen. Door de functieomschrijving te laten ondertekenen en op te nemen in het personeelsdossier is aantoonbaar dat jouw medewerker op de hoogte is van de taken die je van hem verwacht. Bij nieuwe medewerkers kun je bijvoorbeeld in de arbeidsovereenkomst opnemen dat de functieomschrijving is verstrekt. Alle functieomschrijvingen tezamen binnen je bedrijf noem je het functiehuis. Doordat je elke functie op dezelfde manier beschrijft, ontstaat er een overzicht hoe zwaar de functies ten opzichte van elkaar zijn. Daardoor kunnen verschillen in beloning goed uitleggen aan jouw medewerkers. 

CAO

In de cao staan vaak afspraken over de methode die je moet toepassen om de functies te beschrijven en te waarderen, dus check dit. Ook is er vaak de plicht om medewerkers in te delen in een bepaalde functie (functie-indeling) om vast te stellen op welk salaris een medewerker recht heeft.

Wat staat er in de functieomschrijving?

Wat zet je in de functieomschrijving? Als de cao een verplichte methode voorschrijft, dan moet je die methode hanteren. Als er geen cao is, of geen voorgeschreven methode, dan ga je in ieder geval voor elke functie hetzelfde format gebruiken, anders kun je de functies niet eerlijk vergelijken. Belangrijk zijn in ieder geval: de plaats in de organisatie en het doel van de functie. Je beschrijft vervolgens de belangrijkste doelen of resultaten (resultaatgebieden) die gehaald moeten worden en welke kennis, competenties en vaardigheden daarvoor vereist zijn. Het functieprofiel is onderdeel van het organigram. Een organigram of een organogram geeft aan hoe de bedrijfsstructuur in elkaar zit. Hoe hoger de functie in het schema staat, des te meer verantwoordelijkheden, bevoegdheden en zeggenschap. In een schematisch overzicht van de functies (niet de personen) worden de hiërarchische verhoudingen weergegeven: je kunt snel zien wie de leidinggevende van een medewerker is. Een duidelijke bedrijfsstructuur draagt bij aan een betere interne communicatie. 

Download hier een gratis voorbeeld van een functieomschrijving voor een administratief medewerker!

Beloning

Door het opstellen van functieomschrijvingen kun je verschillende functies met elkaar vergelijken. Zo bepaal je hoe zwaar een functie is en hoe functies zich ten opzichte van elkaar verhouden. De methode die je gebruikt, bepaalt het. Door de functies ten opzichte van elkaar te wegen, kun je beloningsverschillen rechtvaardigen. In een cao staat vaak de verplichting om alle medewerkers in te delen in een bepaalde functie zodat duidelijk is op welke salarisschaal hij recht heeft. Het salaris is vaak een gevoelig punt bij medewerkers. Door rangschikking van de functies ontstaat er een salarisgebouw of salarishuis: voor werkgevers ook een houvast hoe loonkosten zich kunnen gaan ontwikkelen. 

Basis voor vacaturetekst

Een functieomschrijving of functieprofiel is niet onbeperkt houdbaar. Dit wordt vaak duidelijk wanneer er een vacature ontstaat. Door een nieuw functieprofiel op te stellen of een bestaand profiel weer actueel te maken, is het duidelijk welke opleiding, (communicatieve) vaardigheden, competenties etc. jouw ideale kandidaat moet bezitten. Door het benoemen van harde en zachte functie-eisen wordt het selectieproces vergemakkelijkt. Als je een duidelijk profiel voor ogen hebt waaraan de kandidaat moet voldoen, dan is het makkelijker om een goede vacaturetekst op te stellen en krijg je betere reacties.

Sollicitatie- en selectiegesprekken 

De ontvangen CV's kun je vergelijken met het functieprofiel. Let dan niet alleen op opleiding en werkervaring, maar ook op de persoonlijkheid van een sollicitant. Wanneer je een aantal kandidaten uitgenodigt voor een gesprek komt het functieprofiel weer in beeld om te beoordelen hoe geschikt een kandidaat is voor de functie. 

Functioneren en beoordelen

Een goede functieomschrijving is de basis om het functioneren van de medewerker te kunnen monitoren en beoordelen. Aan beoordelen wordt vaak een beloning gekoppeld. De functieprofielen in combinatie met het beoordelingsresultaat kan ook weer de input zijn voor het planningsgesprek, persoonlijk ontwikkelplan (POP) of het opleidingsplan. Als de medewerker niet of onvoldoende functioneert, gebruik je de functieomschrijving om vast te stellen op welke punten hij tekort schiet. Je stelt dan een verbetertraject op. 

Ik gebruik de functieomschrijvingen ook als basis voor een ontwikkelpad: ik vergelijk de huidige functie met de gewenste functie en maak een plan (met een tijdspad) hoe de medewerker de kennis en ervaring op kan doen om succesvol te zijn in de nieuwe functie. 

lees verder over functioneren en beoordelen

Reorganisatie

Als je van plan bent om functieprofielen op te (laten) stellen, dan sta je er vast niet bij stil hoe belangrijk functieomschrijvingen zijn bij een reorganisatie. Tijdens een reorganisatieproces spelen functieomschrijvingen een bijzonder belangrijke rol. Bij gedwongen ontslagen en het herplaatsen van boventallige medewerkers in nieuwe of passende functies is het cruciaal om inzichtelijk te hebben wie welke functie vervult. Je kijkt dan goed naar het soort functie: commercieel, technisch, administratief. Om de juiste medewerkers (werknemers en payrollmedewerkers) voor ontslag voor te dragen, moet je het afspiegelingbeginsel toepassen: zo bepaal je de ontslagvolgorde. Op basis van (uitwisselbare) functies stel je een plan op welke medewerkers je het eerst moet ontslaan. Uitwisselbare functies zijn vergelijkbaar op een aantal punten, maar niet hetzelfde. Soms heb je te maken met een unieke functie: maar één medewerker vervult die functie binnen je bedrijf, bijvoorbeeld de boekhouder.

Het kan verstandig zijn dat een werkgever voorafgaand aan een reorganisatie alsnog de functies van medewerkers vastlegt in functieomschrijvingen en dan op basis van de werkzaamheden die medewerkers het laatste half jaar hebben verricht. Je moet zowel voor een zieke medewerker als voor medewerkers die ontslagen gaan worden onderzoeken of zij binnen jouw bedrijf herplaatst kunnen worden in een andere, passende functie. 

Herplaatsing van medewerkers

Bij langdurig zieke medewerkers moet er binnen de organisatie gekeken worden in welke functie(s) een medewerker herplaatst kan worden, al dan niet na scholing. Bij medewerkers met een lang dienstverband heb je als werkgever uitgebreide inspanningsverplichtingen. Ook hier bewijst de functieomschrijving zijn nut: je kunt motiveren waarom een bepaalde functie wel of niet passend is voor deze medewerker. 

Zelf doen of uitbesteden?

Het opstellen van goede functieomschrijvingen of functieprofielen is een must voor iedere organisatie. Als er een cao van toepassing is, stelt deze eisen aan de methode en opzet. Daarnaast is ieder bedrijf gebaat bij maatwerk: maak je strikte taak-/functieomschrijvingen, maak je hele korte functiebeschrijvingen of juist heel algemene of brede functieomschrijvingen? Je wilt voorkomen dat een medewerker zegt: dat doe ik niet, want het staat niet in mijn functieomschrijving. Aan de andere kant: maak je iedereen "Algemeen Medewerker"? Hoe weet je dan wie waar verantwoordelijk voor is? Hoe beoordeel je het functioneren? Ook kun je dan geen beloningsverschillen uitleggen of ontwikkelpaden vaststellen. Bij reorganisaties en ontslag om bedrijfseconomische redenen kun je niet bepalen welke functies uitwisselbaar zijn. Bij langdurig zieken kun je niet onderbouwen dat je hebt voldaan aan de herplaatsingsplicht. 

Extern

Carla's Consultancy adviseert ondernemers over het opstellen van functiebeschrijvingen. Het wordt door medewerkers vaak als zeer prettig ervaren dat een externe en onafhankelijke partij dit op zich neemt. Vanuit een professioneel HRM-standpunt worden de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de medewerkers op een uniforme manier beschreven. Aan de functie is vaak een bepaald salaris gekoppeld. Wanneer je een externe partij inschakelt die de (her-)inschaling opstelt, ervaren medewerkers dat als een meerwaarde. Ook loop je niet het risico dat de functie op de persoon geschreven wordt: de eigen personeelsfunctionaris kijkt vaak naar de persoon en niet naar de functie.... 

Verwante informatie

Misschien ben je ook geïnteresseerd in:

• functioneren en beoordelen
• onvoldoende functioneren of disfunctioneren van medewerkers
• ontslag om bedrijfseconomische redenen

Waar kan ik je bij helpen?

Carla's Consultancy adviseert en begeleidt directies en leidinggevenden in mkb-bedrijven over personeelszaken in de meest brede zin van het woord. Jarenlange ervaring met HRM-advies combineer ik met een oprechte interesse voor de organisatie en haar medewerkers. Rechtstreeks en persoonlijk contact met Carla?