Personeelshandboek

In het personeelshandboek (personeelsreglement, personeelsgids, bedrijfsreglement, algemene arbeidsvoorwaardenregeling) neem je arbeidsvoorwaarden en gedragsregels op die voor alle (of een bepaalde groep) medewerkers gelden. Een personeelshandboek is niet verplicht, maar heeft veel voordelen voor het bedrijf en de medewerkers: 

Gemak:

• Werkgevers hoeven geen ellenlange contracten op te stellen. 
• Een wijziging kun je makkelijker doorvoeren.
• Naslagwerk voor medewerkers en leidinggevenden.

Duidelijkheid:

• Medewerkers hebben duidelijkheid over hun rechten en plichten en kennen de afspraken en regels binnen het bedrijf.
• Geen discussies achteraf.

Structuur:

• Je geeft structuur aan het personeelsbeleid door de bedrijfsregels en voorschriften in één document te bundelen.

Transparantie:

• De regels in het personeelshandboek gelden voor iedere medewerker (of een groep). Je bevordert gelijke behandeling van jouw medewerkers. Minder willekeur door verschillende leidinggevenden. 

Zekerheid:

• Als werkgever sta je juridisch sterker wanneer je een conflict met een medewerker hebt als regels goed zijn vastgelegd en de medewerker ervoor getekend heeft.
• Medewerkers kunnen rechten ontlenen aan de arbeidsvoorwaarden die in het personeelshandboek zijn opgenomen: als werkgever kun je deze niet ‘zomaar’ wijzigen, zelfs niet met een éénzijdig wijzigingsbeding in de arbeidsovereenkomst.

Lees verder over het wijzigen van arbeidsvoorwaarden.

Geen vast format 

Het personeelshandboek is vaak een mix van arbeidsvoorwaarden, gedragsregels en instructies. Er is geen vast format voor een personeelshandboek: in de praktijk kom ik heel beknopte (3 pagina’s) maar ook heel uitgebreide (80 pagina’s) personeelshandboeken tegen. Omdat het over jouw bedrijfsregels gaat, is het ook een document dat op jouw bedrijf geschreven moet zijn. 

Geen cao?

Dan is een personeelshandboek zonder meer noodzaak als je meerdere personeelsleden hebt. Aanvullende arbeidsvoorwaarden die normaal gesproken in een cao staan, kun je natuurlijk in een individuele arbeidsovereenkomst opnemen, maar het personeelshandboek biedt dan uitkomst. Je stelt een soort mini cao op: welke feestdagen worden doorbetaald, voor welke gebeurtenissen geef je kort verlof, enzovoort. De arbeidsovereenkomst kan dan aanzienlijk korter en het wijzigen van een arbeidsvoorwaarde of bedrijfsregel is eenvoudiger.

Inhoud personeelshandboek

Het opstellen van een personeelshandboek is een zorgvuldige klus. Wat wil je regelen voor nu en de nabije toekomst? Neem alle belangrijke bedrijfsregels, procedures en afspraken in het document op. Deze mogen niet in strijd zijn met de cao of het (arbeids-)recht! De cao gaat boven de individuele arbeidsovereenkomst, behalve als de cao een minimum-overeenkomst is. Dan mogen de afspraken en arbeidvoorwaarden voor een medewerker in positieve zin afwijken. Het personeelshandboek heeft dan een aanvullend karakter. 

Verder lezen over de inhoud en mogelijke onderwerpenvoor het personeelshandboek.

Samenstellen personeelshandboek

Als je een keuze hebt gemaakt uit de onderwerpen, dan is het zaak om structuur aan te brengen zodat het goed leesbaar is: logische volgorde en helder taalgebruik (houd je doelgroep voor ogen). Zorg dat het taalgebruik aansluit bij jouw bedrijfscultuur: informeel of juist officieel.

Begin met een inleiding, licht het nut en de noodzaak van het personeelshandboek toe. Vertel iets over de bedrijfscultuur en de visie en missie. Leg de nadruk op wat verwacht en gewaardeerd wordt van medewerkers, maar ook van de directie. Voeg eventueel een organogram toe. Neem een incorporatiebeding en een éénzijdig wijzigingsbeding op in het personeelshandboek (en in de individuele arbeidsovereenkomst). 

Introductie personeelshandboek

Wanneer medewerkers het idee krijgen dat ze van bovenaf allerlei regels opgelegd krijgen, kun je weerstand ervaren bij de invoering van het personeelshandboek. Laat hen meedenken over de inhoud en/of formulering. Kijk ook hier wat bij jouw onderneming past. Als er een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging is, hebben zij ook inspraak: adviesrecht of instemmingsrecht, afhankelijk van het onderwerp. Heb je een klein bedrijf zonder personeelsvertegenwoordiging, dan heb je de instemming (doe dit schriftelijk) van elk afzonderlijk personeelslid nodig. Medewerkers houden in principe recht op hun bestaande individuele afspraken.

Tip: neem in nieuwe arbeidsovereenkomsten een incorporatiebeding op. Hiermee verklaart jouw medewerker door ondertekening van zijn arbeidscontract dat hij een personeelshandboek heeft ontvangen, akkoord is met de inhoud en instemt met toekomstige wijzigingen.  

Als het handboek klaar is, stel je alle medewerkers op de hoogte. Geef iedere medewerker een papieren exemplaar en laat tekenen voor ontvangst. Zorg dat het handboek vervolgens ook digitaal in te zien is: bijvoorbeeld via intranet.

Personeelshandboek up-to-date houden

Het is een hele klus, het eerste personeelshandboek en vervolgens moet je het actueel houden. Arbeidsrecht en overige regelgeving verandert immers voortdurend. Het personeelshandboek is een onderdeel van de arbeidsovereenkomst en een hoeksteen van jouw personeelsbeleid. Houd het online personeelshandboek steeds actueel en zorg ervoor dat je alle medewerkers op de hoogte brengt van de wijziging(en). Verstrek ook ieder jaar (of 2 jaar) een nieuwe papieren versie. 

Zelf doen of uitbesteden?

Het opstellen of updaten van een personeelshandboek is een hele klus. De keuze van de juiste onderwerpen, de formulering van regels en protocollen, de afspraken in de cao en de samenhang met de individuele arbeidsovereenkomst, het veranderende arbeidsrecht: dat maakt het tot een specialistische klus. Het personeelshandboek is soms een mini bedrijfscao en daar vloeien wettelijke rechten en plichten uit voort. Carla’s Consultancy stelt personeelshandboeken op voor alle branches, met en zonder cao. Niet alleen de onderwerpen in het personeelshandboek zijn belangrijk, maar ook hoe je medewerkers en onderneming op een goede manier bindt aan de afspraken. Ik adviseer je daarnaast over eventuele aanpassingen in arbeidsovereenkomsten en het éénzijdig wijzigen van arbeidsvoorwaarden. Een solide basis voor goed personeelsbeleid is: de arbeidsovereenkomst, het personeelshandboek en de functieomschrijvingen. 

Verwante informatie:

• arbeidsovereenkomsten checken of opstellen
• functieomschrijving of functieprofiel opstellen
• personeelsdossier inrichten of opschonen

Over Carla’s Consultancy 

Carla’s Consultancy is een zelfstandig gevestigd HR-adviesbureau en is gespecialiseerd in HRM-advies voor het mkb. Advies op maat voor werkgevers met personeel. Altijd één aanspreekpunt. Flexibele of vaste inzet naar behoefte: bij jullie op de zaak of bij mij op kantoor. Ik begrijp dat niet alles zich tussen 9 en 5 afspeelt en daarom ben ik ook buiten de reguliere kantooruren bereikbaar voor dringende zaken.

HR-advies naar behoefte 

Is jouw bedrijf te klein voor een eigen personeelsfunctionaris dan is HRM-advies op afroep een prima oplossing. Mijn opdrachtgevers kunnen mijn brede ervaring en expertise flexibel inzetten. Advies en begeleiding over alle vraagstukken rondom personeel: aannemen van personeel, functioneren, disfunctioneren, ontslagbegeleiding. Advies over wettelijke verlofregelingen: wat staat er daarnaast in jullie cao? Verzuimbegeleiding en het verminderen van ongewenst verzuim. Personeelsdossiers opzetten of opschonen. Begeleiding bij het digitaliseren van het HR-systeem.

Interim-HR

Wanneer de P&O-afdeling of HR-afdeling tijdelijk onderbezet is door zwangerschap, ziekte, topdrukte of heb je behoefte aan meer expertise? Dan kun je contact met me opnemen voor interim HR-diensten zoals bijvoorbeeld een zwangerschapsvervanging of een opdracht op projectbasis: bijvoorbeeld het opstellen van functieomschrijvingen of een personeelshandboek samenstellen. Een externe partij heeft als voordeel dat er met een onafhankelijke en frisse blik wordt gekeken naar de organisatie. Medewerkers en directie ervaren dat als zeer prettig.  

Interesse? Neem contact op voor het maken van een vrijblijvende kennismakingsafspraak!