Functieomschrijving of functieprofiel: wat is het?

De termen functieomschrijving, functieprofiel, functiebeschrijving en taakomschrijving worden in het spraakgebruik door elkaar heen gebruikt. Een functieprofiel is een stukje uitgebreider dan een functieomschrijving. Ik gebruik de termen door elkaar in dit artikel. Een taakomschrijving is eigenlijk maar een deel van de functieomschrijving.

Functieomschrijving: zelfde format!

Er zijn verschillende methodes om functies te beschrijven en daarom is er niet één format. In een cao kan zijn vastgelegd welke methode verplicht gebruikt moet worden om de functies te beschrijven binnen je organisatie. Daar ben je als werkgever dan aan gebonden. 

Het format dat gebruikt moet worden, wordt vaak bepaald door de HR-afdeling. Je beschrijft iedere functie binnen je organisatie, ook als deze door tijdelijke krachten worden ingevuld zoals uitzendkrachten en payroll-medewerkers. Zij hebben meestal recht op dezelfde beloning en arbeidsvoorwaarden als de 'vaste' medewerkers. Belangrijk is ook om elke functie op dezelfde manier, volgens hetzelfde format, te beschrijven.  

Functieomschrijving: wat zet je erin?

Als de cao een bepaald systeem voorschrijft, kunnen er verplichte onderdelen zijn. Je kunt korte of lange functiebeschrijvingen opstellen. In ieder geval:

  • de functienaam
  • het doel van de functie
  • de plaats in de organisatie
  • de belangrijkste resultaten die behaald moeten worden (de resultaatgebieden)
  • de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden 
  • functie-eisen: opleiding, werkervaring
  • competenties
  • bezwarende arbeidsomstandigheden

Functienaam

Een functienaam moet eigenlijk al iets zeggen over de functie-inhoud. Bijvoorbeeld: "manager" dat zegt nog niets over de functie.  "Manager HRM": de medewerker geeft leiding aan de HRM-afdeling. Gebruik binnen je bedrijf steeds dezelfde functienamen. Dus niet: Financieel Medewerker en Financieel-Administratief Medewerker door elkaar. Medewerkers kunnen verschillende taken hebben terwijl ze ieder afzonderlijk verantwoordelijk zijn voor hun eigen deel van de financiële administratie. 

Doel van de functie

Door het doel van de functie helder te benoemen is duidelijk wat de functie bijdraagt aan de onderneming. Het doel van de functie is een onderdeel van het afdelingsdoel.

Plaats in de organisatie

Van wie ontvangt de medewerker leiding, aan wie rapporteert hij? Geeft hij zelf leiding in deze functie? Gaat het om een staffunctie? Eventueel kun je een uitsplitsing maken naar hiërarchisch, operationeel of functioneel leidinggeven.

Taakomschrijving

Een opsomming van alle taken kan voor bepaalde functies handig zijn. Vraag je je medewerker echter om ander werk te doen, dan zou hij kunnen zeggen: staat niet in mijn functieomschrijving. 

Resultaatgebieden benoemen

Door resultaatgebieden te benoemen in plaats van een lijstje met taken wordt duidelijk wat de medewerker moet bereiken. Hoe het precies gedaan moet worden, staat niet vast. Deze manier van beschrijven is voor veel functies geschikt. Met bevordert zelfsturing en motivatie van de medewerkers.

Functie-eisen

Welke opleiding, aanvullende opleidingen of trainingen zijn nodig om de functie met succes te kunnen vervullen? Beschrijf dit zo concreet mogelijk. Is werkervaring vereist? Bijvoorbeeld: ervaring met leidinggeven.

Competenties

Ook de persoonlijkheid en het gedrag van mensen is bepalend voor een goede functievervulling. Daarom ben ik er voorstander van om ook competenties op te nemen in de functieomschrijving. Noem niet teveel competenties: 7 tot 8 is voldoende. Iedereen heeft wel 'iets' van een bepaalde competentie. Door je te beperken, wordt duidelijk wat de verschillen tussen de functies zijn. Je kunt bijvoorbeeld 3 kerncompetenties benoemen voor je bedrijf: kwaliteit, veiligheid, communicatie. Als directie vind je dat dit de kernwaarden van iedere medewerker binnen het bedrijf moeten zijn. Daarnaast enkele competenties die met de functie zelf te maken hebben: voor een boekhouder kan dit zijn: integriteit, analytisch, resultaatgericht en plannen & organiseren.

Bezwarende werkomstandigheden

In sommige functies krijg je te maken met bezwarende werkomstandigheden: bijvoorbeeld werken met gevaarlijke stoffen, grote temperatuurverschillen, geluidsoverlast, of werken met hinderlijke persoonlijke beschermingsmiddelen. In sommige functiewaarderingssystemen is het een verplicht onderdeel die meetelt om de zwaarte van de functie te bepalen en de daaraan gekoppelde hoogte van de beloning. 

Verwante informatie

Voorbeeld van een functieomschrijving

Meer lezen over functieomschrijvingen

Meer lezen over HRM-advies


Twitter

  • @CarlaMol1Fri 16 October

    Wanneer #testen en wanneer in #quarantaine? Dit handige stroomschema van de #Rijksoverheid kun je direct downloaden… https://t.co/l9Mre1py8S

  • @CarlaMol1Wed 14 October

    Professionaliseer je personeelsbeleid met 50% subsidie: mkb regeling human resource Drenthe loopt nog tot het einde… https://t.co/tzq64JSTKc

  • @CarlaMol1Thu 17 September

    #Compensatie #transitievergoeding betaald aan langdurig zieke werknemers? Tot 1 oktober kun je met terugwerkende kr… https://t.co/8WNV6BsCzU