Personeelsadministratie: de personeelsdossiers

Als ondernemer met personeel ben je verplicht om een personeelsadministratie bij te houden. Deze bestaat uit de salaris- of loonadministratie en de personeelsdossiers.  De salarisadministratie zorgt ervoor dat jouw medewerkers het correcte salaris op tijd uitbetaald krijgen. Als de salarisadministratie verkeerde gegevens krijgt, zal het uitbetaalde loon waarschijnlijk teveel of te weinig zijn. In de personeelsdossiers bewaar je naast de administratieve en fiscale gegevens informatie hoe je medewerker functioneert. Een goede vastlegging van gemaakte afspraken en de fiscale gegevens zijn dus van groot belang.

Personeelsdossier: wat moet er in?

Een personeelsdossier per medewerker bevat alle verplichte en relevante documenten. Ook houd je rekening met de verschillende bewaartermijnen van de diverse documenten. Als het dossier consequent wordt bijgehouden, kun je alle documenten snel terugvinden. Richt alle dossiers volgens hetzelfde format in, dat werkt het prettigst. 

verder lezen over het personeelsdossier

Digitaliseren

Het digitaliseren van de personeelsadministratie en de personeelsdossiers heeft veel voordelen. Het arbeidsrecht verandert voortdurend en brengt voor werkgevers steeds hogere administratieve lasten met zich mee. Veel aanvragen zijn digitaal dus wanneer jij jouw documenten ook digitaal hebt, werkt dat sneller en de documenten zijn beter vindbaar. Je kunt prima inrichten welke medewerker bepaalde gegevens mag inzien of wijzigen.

Aanpak

Als je overgaat tot het digitaliseren van de personeelsadministratie en de personeelsdossiers, let er dan op dat het systeem goed communiceert met eventuele systemen die je al hebt. Koop geen luxe modules waar je waarschijnlijk toch niets mee gaat doen, uitbreiden kan altijd. Bepaal allereerst welke informatie je nodig hebt en richt daar je systeem op in. Wanneer je bijvoorbeeld via je arbodienst allerlei verzuimcijfers kunt opvragen, hoeft dat niet dubbelop. 

Opschonen

Vaak kun je allerlei administratieve gegevens redelijk eenvoudig overzetten. Met de personeelsdossiers sta je voor de keus om van te voren alle dossiers op te schonen of zet je alles in één keer over en bewaar je dat in een digitaal archief. Opschonen is redelijk arbeidsintensief, maar toch zinvol in verband met de privacy richtlijnen (AVG). Werknemers hebben het recht op hun personeelsdossier in te zien en ik kom vaak tegen dat er onbedoeld stukken in de dossiers zijn gekomen die over meerdere personen gaan: slordig!

Verwante informatie

Ook interessant om te lezen:

• Personeelsdossier inrichten of professionaliseren
• Privacy: AVG

Carla's Consultancy kan je adviseren en begeleiden bij het inrichten van een goede personeelsadministratie. Ik kan je begeleiden bij het digitaliseren en het inrichten van digitale personeelsdossiers. Opschonen met inachtneming van de bewaartermijnen van de papieren personeelsdossiers. Inscannen van de documenten en uploaden vaan het systeem.

Nieuwsgierig wat ik voor jouw bedrijf kan betekenen? Neem gerust contact op voor het maken van een vrijblijvende kennismakingsafspraak.