Functioneren en beoordelen

Om de werkzaamheden goed uit te kunnen voeren, moet het voor jouw medewerker allereerst duidelijk zijn wat er van hem verwacht wordt. Het klinkt een beetje als een open deur intrappen, maar vaak kom ik tegen dat het niet duidelijk (genoeg) is! Vooral bij kleinere bedrijven die groeien zijn medewerkers gewend om veel verschillende werkzaamheden te doen en verantwoordelijk te zijn voor een divers takenpakket. Het is ook wat het leuk maakt om bij een klein bedrijf of familiebedrijf te werken. Het begint eigenlijk al bij een goede functienaam. De functienaam moet het doel van de functie duidelijk maken. Een goede basis om de verwachtingen voor een bepaalde functie te beschrijven is het functieprofiel of de functieomschrijving. 

Functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken: is er verschil?

Functionerings- of beoordelingsgesprekken: ik hoor de termen vaak door elkaar gebruikt worden maar er is wel degelijk een verschil.

Het doel van een functioneringsgesprek is het bevorderen van het goed functioneren van een medewerker. 

• Evalueren van het functioneren van de medewerker
• Verbeteren van het functioneren van je medewerker
• Optimaliseren van de omstandigheden die het functioneren van je medewerkers bevorderen
• Verbeteren van de aansturing van de medewerker 

Functioneringsgesprek

Het is een voortgangsgesprek tussen leidinggevende en medewerker om te bespreken in hoeverre gestelde doelen zijn behaald. Ook onderwerpen als samenwerking binnen de afdeling en met de leidinggevende komen aan de orde. Kortom:

• Tweezijdig gesprek 
• Gericht op de toekomst
• Bij voorkeur meerdere keren per jaar
• Afspraken over bijvoorbeeld doelen en gewenste ontwikkeling

Om het functioneren goed te kunnen beoordelen en eventueel op tijd bij te kunnen sturen is het aan te raden om meerdere keren per jaar een gesprek met iedere medewerker te voeren. Zodoende krijgt iedere medewerker voldoende aandacht. Ik kom geregeld tegen dat er alleen een gesprek gepland wordt wanneer er al sprake is van onvoldoende functioneren of disfunctioneren. Het wordt dan meer een 'veroordelingsgesprek' in plaats van een opbouwend gesprek. Door regelmatig gesprekken te voeren met iedere medewerker voorkom je ook dat de stillere medewerkers die voldoende of goed functioneren buiten de boot vallen qua aandacht: deze medewerkers zijn vaak de stabiele kern van je bedrijf! 

Beoordelingsgesprek

• Eénrichtingsverkeer
• Terugblik op de afgelopen tijd
• Meestal aan het eind van het jaar
• Informeren over salarisverhoging (of niet)

Om subjectiviteit en willekeur van leidinggevenden zoveel mogelijk te voorkomen is het belangrijk om voor (groepen van) medewerkers dezelfde beoordelingscriteria te hanteren. 

Planningsgesprek nieuwe medewerkers

Bij het aannemen van nieuwe medewerkers let je er natuurlijk op dat hij de juiste opleiding, kwalificaties en persoonskenmerken heeft. Bespreek tijdens de inwerkperiode wat je van je nieuwe medewerker verwacht en bespreek tijdens het planningsgesprek waarmee je als bedrijf kunt helpen om de doelen te halen. Ook als je medewerker onder een cao valt en direct in de hoogste loonschaal geplaatst  moet worden, kun je gerichte afspraken maken over zijn functioneren in de komende tijd. Vaak hoor ik van een leidinggevende: "Ik kan hem nog niet beoordelen want ik ben nog niet zo lang zijn leidinggevende". Dan zijn er dus geen afspraken gemaakt…… een gemiste kans!

Afspraken SMART maken

Aan de hand van de gesprekkencyclus kunnen doelen vastgesteld worden via de SMART-methode. Smart  betekent: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden. In verslagen van functioneringsgesprekken kom ik vaak vage doelen tegen die niet helder zijn. Doelen als: "meer omzet halen dit jaar" roepen een aantal vragen op. Wat is dan het eigenlijke doel? Alleen meer omzet halen of gaat het uiteindelijk om de brutowinst?  Je kunt het doel ook anders en meetbaar formuleren: 10% meer nieuwe klanten scoren in het ….. segment waarvan de omzet minimaal € 1.000,00 op jaarbasis is. Een SMART-doelstelling is richtinggevend: het geeft aan wat er bereikt moet worden en stuurt het gedrag van medewerkers en jezelf. Bovendien wordt aangegeven welke resultaten wanneer moeten worden bereikt. Door een doelstelling SMART te formuleren is de kans groter dat het in de praktijk behaald wordt.

Disfunctioneren

Bij disfunctioneren moet vastgelegd worden waarin de medewerker tekortschiet en je moet hem als werkgever begeleiden, trainen en opleiden om hem weer op het juiste spoor te zetten. In verslagen van functioneringsgesprekken moet concreet benoemd worden waarin hij tekortschiet. De medewerker  moet de kans krijgen om zijn functioneren binnen een bepaalde tijd te verbeteren en aan te passen aan de eisen en wensen die je aan hem stelt. Door middel van gespreksverslagen kun je de afspraken vastleggen. Mocht het verbetertraject uiteindelijk toch niet slagen, dan heb een goed opgebouwd dossier.

Verwante informatie

Misschien ben je ook geïnteresseerd om te lezen over:

• Het inrichten of updaten van het personeelsdossier.
• Bij disfunctioneren: ontslagbegeleiding en het ontslagdossier.

Wat kan ik voor je betekenen?

Carla's Consultancy adviseert en begeleidt mkb-bedrijven o.a. bij het opstellen van functieomschrijvingen op maat, het opstellen van criteria om een zinvol functioneringsgesprek te voeren en het begeleiden van organisatie en leidinggevenden bij het voeren van de functioneringsgesprekken. Nieuwsgierig? Neem contact met mij op om een vrijblijvend kennismakingsgesprek in te plannen.